박효영 변호사
조합 임원 해임을 위한 총회에서 정관이 서면결의서에 인감증명서를 첨부하도록 요구하고 있다면, 인감증명서가 빠진 서면결의서는 어떻게 되는가. 결론부터 말하면, 그 표는 의사정족수 산정에서 빠진다. 그리고 그렇게 빠진 표 때문에 과반수에 미달하면, 총회 결의 자체가 무효가 된다. 인감증명서 한 장의 누락이 결의 전체를 무너뜨리는 것이다. 실제로 이 논리로 임시총회 결의가 무효로 확정된 사례가 있다.
정관은 인감증명서를 요구할 수 있는가
도시 및 주거환경정비법(이하 ‘도시정비법’) 제43조 제4항은 “조합임원은 제44조 제2항에도 불구하고 조합원이 10분의 1 이상의 요구로 소집한 총회에서 조합원 과반수의 출석과 출석 조합원 과반수의 동의를 받아 해임할 수 있다”고 규정한다. 발의 정족수를 10분의 1로 낮추고 의결정족수를 단순 과반수로 정하여, 조합원이 임원을 스스로 통제할 수 있도록 해임권을 강하게 보장한 조항이다. 한편 도시정비법 제45조는 총회의 의결방법에 필요한 사항을 정관으로 정하도록 위임한다.
여기에서 쟁점이 갈린다. 정관이 의결방법을 정한다는 명목으로 서면결의서에 인감증명서 첨부를 요구하면, 한쪽은 “법이 보장한 해임권을 정관으로 제한하는 강행규정 위반”이라 하고, 다른 쪽은 “서면결의서의 진정성을 확인하는 정당한 절차”라 한다. 핵심은 인감증명서 요구가 ‘해임을 어렵게 만드는 실질적 요건’인지, 아니면 ‘의결의 방법’에 관한 절차적 규율에 그치는지에 있다.
법원의 판단 — 정관 규정은 유효하다
법원은 정관 규정을 유효로 보았다. 조합원들이 임시총회 결의의 무효확인을 구한 사건에서, 항소심은 정관이 임원 해임 서면결의에 인감증명서를 요구하는 취지를 다음과 같이 정리하였다.
“피고가 정관에서 조합 임원 해임에 관한 서면결의에 있어 서면결의서에 인감증명서를 첨부하도록 한 것은 그 정관 기재에서 볼 수 있듯이 ‘서면결의서의 진정성립을 담보하여 임원 해임을 둘러싼 법적 시비를 최소화’하기 위해 절차적 요건을 정한 것으로 보이고”(수원고등법원 2022. 12. 15. 선고 2022나15997 판결, 대법원 2023. 1. 25. 선고 2023다208097 판결로 심리불속행기각·확정).
해임결의는 그 속성상 분쟁을 예고한다. 해임된 임원은 곧바로 결의 효력을 다투고, 그 과정에서 서면결의서의 위조·대리작성 여부가 자주 다투어지는 쟁점이 된다. 인감증명서 첨부 요구는 바로 그 진정성을 담보하는 장치다. 법원은 이를 ‘해임을 실질적으로 어렵게 하는 요건’이 아니라 ‘진정성립을 담보하는 절차적 요건’으로 성질을 정한 것이다.
피고 조합은 “도시정비법이 정한 ‘서면동의’와 ‘서면결의’를 혼동한 것”이라고 다투었으나, 법원은 “피고는 정관에 조합 임원 해임에 관한 서면결의의 경우 법적 시비를 최소화하기 위해 서면결의자의 인감증명서가 첨부되어야 한다고 스스로 정하였으므로” 그 주장을 받아들일 수 없다고 판단하였다(수원고등법원 2022. 12. 15. 선고 2022나15997 판결).
유효한 정관이 결의를 무너뜨린 과정
정관이 유효하다는 결론은, 이 사건에서 결의를 살린 것이 아니라 오히려 무너뜨렸다. 이 점이 실무의 급소다. 의결권을 가진 조합원 471명 가운데, 서면결의서를 제출한 사람 중 인감증명서를 첨부한 조합원은 196명, 첨부하지 않은 조합원은 78명이었다. 법원은 인감증명서가 빠진 78명의 서면결의서를 적법한 의결권 행사로 인정하지 않았고, 이를 의사정족수 산정에서 제외하였다. 그 결과 직접 출석자와 인감증명서를 갖춘 서면결의서를 합한 출석 조합원 수가 과반수에 미치지 못하여, 결의는 의사정족수 미달로 무효가 되었다.
피고 조합은 “총회 의사록에 286명이 결의에 참여한 것으로 기재되어 있으니 그 기재대로 의사정족수를 판단해야 한다”고 주장하였다. 절차적 요건의 충족 여부를 의사록 기재로 판단한다는 법리(대법원 2011. 10. 27. 선고 2010다88682 판결)에 기댄 주장이다. 그러나 법원은 다음과 같이 답하였다.
“비록 이 사건 총회 의사록에는 총회 참석 조합원으로 인감증명서가 첨부되지 아니한 서면결의서를 제출한 조합원까지 포함하여 286명으로 기재되어 있기는 하나, 이는 서면결의를 통해 조합임원을 해임하는 경우 인감증명서를 요구하고 있는 피고 정관 규정에 반하는 것임은 앞서 살핀 것과 같으므로, 이 사건 총회 의사록 기재에 따라 의사정족수 충족 여부를 인정할 수는 없다”(수원고등법원 2022. 12. 15. 선고 2022나15997 판결).
의사록 기재가 정족수 판단의 출발점이더라도, 그 기재가 정관에 어긋나는 표를 포함하고 있다면 기재대로 인정할 수 없다는 것이다. 결국 인감증명서를 요구한 정관이 유효하다는 판단이, 인감증명서 없는 표를 제거하여 정족수를 무너뜨리는 결과로 직결되었다.
사후 보완은 통하지 않는다
조합은 소송 계속 중 인감증명서를 첨부하지 못했던 조합원들로부터 사후에 인감증명서와 사실확인서를 받아 제출하였다. 그러나 이 사후 보완은 정족수를 채우지 못하였다. 인감증명서를 사후 제출한 조합원 중 이미 직접 출석으로 처리된 사람은 중복 산입할 수 없었고, 사실확인서 중 작성자의 신분증 등이 첨부되지 않아 진정 작성 여부를 확인할 수 없는 것은 제외되었다. 결국 빠진 표를 나중에 메우는 방식으로는 결의를 되살릴 수 없었고, 무효 판단은 그대로 유지되어 대법원에서 확정되었다. 인감증명서는 총회 전 서면결의서 제출 시점에 갖추어져 있어야 하며, 사후에 메우는 것은 효력이 없다는 점이 이 사건의 핵심 교훈이다.
판례 비교
| 법원·선고일·사건번호 | 쟁점 | 결론 |
| 수원고법 2022. 12. 15. 선고 2022나15997 판결(대법원 2023. 1. 25. 선고 2023다208097 판결로 심리불속행기각·확정) | 임원 해임 서면결의에 인감증명서 첨부를 요구하는 정관의 효력 | 진정성립 담보 위한 절차적 요건으로 유효 |
| 같은 판결 | 인감증명서가 빠진 서면결의서의 의사정족수 산정 | 정족수에서 제외, 과반수 미달로 결의 무효 |
| 같은 판결 | 사후 인감증명서·사실확인서 제출에 의한 치유 | 정족수를 채우지 못하여 무효 결론 유지 |
의사정족수 산정의 일반 원리
총회의 결의가 유효하려면 정관이 정한 의사정족수와 의결정족수를 충족하여야 한다. 서면결의서는 총회에 직접 출석하지 아니한 조합원의 의사를 정족수에 반영하는 수단이므로, 그 서면결의서가 정관이 정한 요건을 갖추지 못하면 해당 표는 정족수 산정에서 제외된다. 정족수에 산입될 수 없는 표가 결과를 좌우하였다면, 결의 자체가 정족수 미달로 무효가 될 수 있다.
그러므로 인감증명서 첨부와 같은 정관상의 형식 요건은 단순한 절차가 아니라 ‘그 표를 셈할 수 있는가’를 가르는 기준으로 작동한다. 형식 요건을 갖추지 못한 서면결의서가 다수 포함되어 있다면, 그 수를 빼고 다시 정족수를 계산하는 것이 다툼의 출발점이 된다.
무효인 해임결의의 효력 범위
해임결의가 무효라면, 해임되었던 임원은 여전히 그 지위를 유지하는 것으로 다루어진다. 반대로 새로 선임된 임원의 지위는 부정될 수 있다. 이처럼 해임결의의 효력은 임원의 지위와 그 임원이 관여한 후속 행위의 효력에까지 영향을 미치므로, 단순한 내부 다툼을 넘어 사업 전체의 안정성과 직결된다.
실무에서는 해임결의의 효력을 둘러싼 다툼과 함께 직무집행정지 가처분이 함께 제기되는 경우가 많다. 본안의 결론이 나기 전이라도 임원의 직무수행을 잠정적으로 정지시켜 분쟁의 확산을 막으려는 것이다.
체크리스트
서면결의 표로 정족수를 채워야 하는 측(해임을 추진하는 측이든, 다른 안건을 통과시키려는 조합 집행부든)은, 서면결의서를 받는 순간 인감증명서를 동시에 징구해야 한다. 정족수 계산은 인감증명서가 적법하게 첨부된 표와 직접 출석자만으로 보수적으로 해야 하고, 의사록에 참석자로 적었다는 사정만으로는 정족수가 인정되지 않는다. 총회가 끝난 뒤 인감증명서를 보완하는 방식은 효력을 인정받지 못하므로, 사후 보완에 기대어서는 안 된다.
결의를 다투는 측은, 정관에 인감증명서 첨부 요건이 있는지를 가장 먼저 확인해야 한다. 요건이 있다면 인감증명서가 빠진 서면결의서를 정족수에서 제외하도록 다투는 것이 가장 강력한 공격축이 된다. 의사록 기재가 정족수를 충족하는 것처럼 보이더라도, 그 기재가 정관 위반 표를 포함하고 있다면 기재의 증명력을 깨뜨릴 수 있다. 정관을 정비하는 단계라면, 위조·도용 시비를 줄이기 위해 인감증명서 첨부 요건을 두되, 그 요건이 ‘진정성 확인에 필요한 최소한’을 넘어 해임을 봉쇄하는 수준에 이르지 않도록 설계하는 것이 분쟁 예방에 유리하다.
해임결의의 효력은 사업의 향방을 좌우한다. 서면결의서 한 장의 형식 요건이 결의 전체의 효력을 가르므로, 해임을 추진하든 방어하든 정관의 의결방법 규정과 의사정족수 산정 기준을 정확히 짚는 사전 검토가 필요합니다.